Kaufmännische Betriebsführung für PV-Anlagen
Worauf kommt es bei der kaufmännischen Betriebsführung für Photovoltaikanlagen an? Welche Aufgaben müssen erledigt werden und welche Möglichkeiten der Ertragsoptimierung gibt es? Hier erhalten Sie eine Übersicht, wie Sie oder Ihre Dienstleister den Betrieb effizient organisieren können.
Als Betreiber einer Photovoltaikanlage sind Sie Unternehmer eines stromerzeugenden Betriebs, für dessen Rentabilität eine gute Organisation ausschlaggebend ist. Ihre Finanzbuchhaltung muss den gesetzlichen Anforderungen genügen, Fristen müssen eingehalten werden.
Die sich laufend ändernden gesetzlichen Bestimmungen müssen Sie immer im Blick haben. Das Controlling muss optimal aufgesetzt sein, um vorhandene Optimierungs- und Einsparpotenziale heben zu können. Mit einer kurz-, mittel- und langfristigen Liquiditätsplanung haben Sie Ihren Cash-Bestand immer im Auge und sind vor bösen Überraschungen gefeit.
Wenn man der kaufmännischen Betriebsführung nicht die nötige Aufmerksamkeit schenkt, kann es zu typischen Fehlern kommen: Wer im ertragreichen Sommer zu viel Geld entnimmt, dem fehlt dieses beispielsweise für Tilgungsraten im ertragsschwachen Winter.
Wer zu wenig in Wartung investiert, dem kann dies in Form von Reparaturkosten oder Ausfallzeiten auf die Füße fallen. Wer durch Sonderabschreibungen in den ersten Jahren Steuern spart, der muss in den folgenden Jahren bedenken, dass höhere Gewinne zu versteuern sind. Und wer keine Rücklagen für Reparaturen und den Rückbau bildet, kann ein bitteres Ende erleben.
Eine gute kaufmännische Betriebsführung für Photovoltaikanlagen hingegen kann beispielsweise durch aktives Vertragsmanagement Kosten sparen und damit die Rendite steigern. Wie Sie Versicherungskonditionen verbessern können, erfahren Sie in unserem Artikel zur Photovoltaikversicherung, und wie Sie Finanzierungen optimieren können.
Aufgaben der kaufmännischen Betriebsführung
1. Finanzielles Management
- Finanzbuchhaltung, Jahresabschlusserstellung und steuerliche Betreuung
- Kurz-, mittel- und langfristiges Liquiditätsmanagement, Budgetierung und Ausschüttungsmanagement
- Finanzcontrolling inkl. Kennzahlenüberwachung und Berichtswesen
2. Vertrags- und Risikomanagement
- Terminüberwachung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Einhaltung von Kündigungsfristen und gesellschaftsrechtlichen Regelungen
- Abwicklung von Gewährleistungs-, Garantie- und Versicherungsfällen
- Ausschreibung zur Vertragsoptimierung von Verträgen, wie Direktvermarktung oder Serviceverträge
- Prüfung von EVU-Abrechnung und Direktvermarktung
- Abgleich Risikoprofil mit Versicherungsverträgen und lfd. Optimierung
- Koordination Schadensfallabwicklungen
3. Verwaltung der Photovoltaikgesellschaft
- handelsrechtliche Geschäftsführung für die Projektgesellschaft
- Betreuung der Gesellschafter (Berichtswesen, Gesellschafterversammlungen), nötig bei komplexeren Eigentümerstrukturen, wie Fonds
- Kommunikation mit Banken und Servicepartnern
Je nach Ihren kaufmännischen Kenntnissen und zeitlichen Möglichkeiten können Sie viele Aufgaben selbst übernehmen. Einen Teil der buchhalterischen Aufgaben, wie den Jahresabschluss, dürfen hingegen nur Steuerberater erfüllen.
Alternativ können Sie die kaufmännische Betriebsführung für Photovoltaikanlagen modular oder vollständig an entsprechende Dienstleister vergeben, die für die jeweiligen Aufgaben qualifiziert und berechtigt sind, bzw. technisch und organisatorisch so aufgestellt sind, dass Sie die Aufgaben effizienter erledigen können.
Externe kaufmännische Betriebsführung
Neben der technischen gibt es auch immer mehr Angebote für die kaufmännische Betriebsführung von einzelnen Photovoltaikanlagen und ganzen Portfolien. Vorteil bei einer Kombinationslösung ist, dass alle Aufgaben effektiv und fachmännisch aus einer Hand erledigt werden können.
Für die spezialisierten Dienstleister ist es leichter, bei den sich ständig ändernden Rahmenbedingungen auf dem Laufenden zu bleiben. Ebenfalls stehen diesen mehr Vergleichswerte zur Verfügung, mit denen Sie die Kennzahlen aus Ihrem Photovoltaikprojekt vergleichen können.
Genau dies ist ein guter erster Schritt für eine Fremdvergabe, wenn Sie sich vorrechnen lassen, welche Einsparpotenziale es geben kann und was der Service für Ihre Betriebskosten bedeutet. Denken Sie dabei auch an die Opportunitätskosten, die eingespart werden können, wenn Sie weniger selbst tun müssen. Darauf aufbauend können die Services entsprechend modular oder vollumfassend vereinbart werden.
Grundsätzlich sollten Sie mehrere Angebote einholen und sich Referenzen zeigen lassen. In das Vergütungsmodell können Sie bei manchen Anbietern eine erfolgsabhängige Komponente integrieren. Diese senkt zum einen die laufenden Fixkosten für die Vergütung und motiviert Ihren kaufmännischen Betriebsführer, wenn er an Mehrerlösen beteiligt wird, die er beispielsweise über Vertragsoptimierungen erwirtschaftet.
Ausblick
Noch vergeben relativ wenige Anlagenbetreiber ihre Betriebsführung an Dritte, obwohl die Servicevorteile klar auf der Hand liegen. Durch eine zunehmende Automatisierung können die Kosten in der kaufmännischen Betriebsführung für Photovoltaikanlagen gesenkt werden.
Somit findet eine Anpassung nicht nur an stetig sinkende Einspeiseerlöse statt, sondern es lohnt sich auch für kleinere Photovoltaikanlagen und Portfolien, diesen Service zu nutzen.
Dieser Beitrag wurde erstellt mit freundlicher Unterstützung von Mario Wulff, Leiter Kaufmännische Betriebsführung, greentech GmbH.
Dieser Artikel wurde in unserem Betreiberleitfaden veröffentlicht. Alle weiteren Artikel und Informationen zum Betrieb von gewerblichen PV-Anlagen finden Sie unter: Milk the Sun – PV-Betreiberleitfaden.
