Wichtige Dokumente und ihre Aufbewahrungsfristen

Eine sorgfältige Aufbewahrung wichtiger Dokumente ist das A und O beim Kauf, Verkauf und Betrieb einer Photovoltaikanlage und ebenfalls grundlegend für Gewährleistungen oder Streitfälle. Erfahren Sie, was eine belastbare Dokumentation ausmacht.

Ganz gleich, ob Sie eine Bestandsanlage oder eine neue, schlüsselfertige Photovoltaikanlage kaufen, oder sich selbst um den Bau kümmern: Es werden viele Verträge geschlossen.

Dazu gehören die Kauf- und Werkverträge, die bei der Errichtung der Anlage abgeschlossen worden sind, und Verträge mit Versicherungen, Finanzierungspartnern und weiteren Dienstleistern.

Ebenfalls jederzeit griffbereit sollten Sie die Projektunterlagen und alle für den Betrieb notwendigen Dokumente haben.

In folgenden Situationen benötigen Sie eine belastbare Dokumentation:

• Bei der Übergabe einer Photovoltaikanlage an Sie oder von Ihnen an Käufer: Hier muss die Dokumentation einer Photovoltaikanlage vollständig übergeben werden. Ein Installateur überprüft die technische Mängelfreiheit und ob die Installation regelkonform durchgeführt worden ist.
• Bei Streitigkeiten mit Installateuren.
• Bei Gewährleistungs- und Versicherungsfällen.
• In juristischen Auseinandersetzungen.
• Wenn Sie Wartungen durchführen lassen.
• Wenn Sie Verträge optimieren wollen.

Sicherheit dank Normierung

Was die vollständige Dokumentation einer Photovoltaikanlage umfasst, ist in einer Norm definiert worden: in der DIN EN 62446 (VDE 0126-23). Sie ist die deutsche Fassung der international geltenden IEC-Norm 62446:2009 „Netzgekoppelte Photovoltaik-Systeme – Mindestanforderungen an Systemdokumentation, Inbetriebnahmeprüfung und wiederkehrende Prüfungen“.

Die Norm DIN EN 62446 definiert eine standardisierte Dokumentation für Photovoltaikanlagen. Die wichtigsten Systemdaten sollen so Kunden, Betreibern, Prüfern und Wartungsingenieuren zur Verfügung stehen. Dabei ist eine für die Systemdokumentation sinnvolle Reihenfolge festgelegt worden.

Die Norm spiegelt den Stand der Technik wider. Ihr Ziel ist es, den Nachweis einer sicheren Installation zu erbringen, die einen problemlosen Betrieb erwarten lässt.

Bei der Übergabe hat der Installateur so die Möglichkeit, die Mängelfreiheit der Anlage zu dokumentieren. Wenn Sie sich als Anlagenbetreiber mit dem Installateur streiten sollten, bietet die normgemäße Dokumentation einer Photovoltaikanlage eine gute Grundlage zur Klärung der Situation.

Eskaliert es bis hin zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, wird die Norm vermutlich ebenfalls zur Beurteilung der Sachlage herangezogen werden. Bei einer Wartung sollen ebenfalls alle relevanten Daten der Photovoltaikanlage ohne Probleme zur Verfügung stehen.

Eckpunkte der Dokumentation

Folgende Inhalte einer Systemdokumentation sind wesentlich:

Adressdaten zur Photovoltaikanlage: Hierzu gehören neben den vollständigen Kontaktdaten des Anlagenstandortes (inkl. Ansprechpartner vor Ort) auch die vollständigen Kontaktdaten des Anlagenbetreibers, des Anlagenerrichters (Generalunternehmers) sowie des zuständigen Netzbetreibers. Zudem eventuell die vollständigen Kontaktdaten des mit der Betriebsführung betrauten Unternehmens.

Wichtige wirtschaftlich relevante Daten:

Hierzu zählen u.a. die Einspeisezusage des Netzbetreibers, das Inbetriebnahmedatum der Anlage, der EEG-Vergütungssatz und die Angabe des Einspeisekonzepts (Eigenverbrauch oder Direkteinspeisung).

Wichtige, technisch relevante Daten:

• Pläne und Datenblätter zur Photovoltaikanlage
• Lageplan der Photovoltaikanlage
• Strangaufteilungspläne
• Belegungsplan
• Stromlaufplan

Sie benötigen ebenfalls einen Übersichtsplan in Form eines einpoligen Ersatzschaltbildes der gesamten Photovoltaikanlage. In ihm sollten sämtliche Betriebsmittel eingezeichnet und deren jeweilige Bemessung angegeben sein. Es muss also klar erkennbar sein, welche Kabeltypen und welche Kabelquerschnitte verlegt wurden. Außerdem müssen alle Sicherungen, Lasttrennschalter etc. mit den zugehörigen technischen Daten benannt werden.

Datenblätter/Handbücher: Dieser Posten umfasst insbesondere die Datenblätter und die Prüfzertifikate der eingesetzten Solarmodule (IEC 61215 bzw. IEC 61646), das Datenblatt der eingesetzten Wechselrichter, das Datenblatt der Unterkonstruktion und das Datenblatt des eingesetzten Netz- und Anlagenschutzes.

Statik: Hierunter fallen unter anderem die Systemstatik der eingesetzten Unterkonstruktion, ein Bodengutachten bei Freilandanlagen und bei Dachanlagen die Prüfstatik, in der nachgewiesen worden ist, dass das Gebäude die Zusatzlasten, die durch die Photovoltaikanlage verursacht werden, unter Berücksichtigung der Wind- und Schneelastzone am Anlagenstandort, aufnehmen kann.

Garantien: Hierzu zählen unter anderem Garantiebedingungen des Solarmodulherstellers, Bedingungen zur Leistungsgarantie des Solarmodulherstellers sowie Garantiebedingungen des Wechselrichterherstellers.

Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sollte aber einen groben Überblick zur Erstellung von Anlagendokumentationen bieten.

Aufbewahrungsfristen

Generell sollten Sie sämtliche Verträge geordnet mindestens so lange aufbewahren, wie aus diesen Rechte und Pflichten hergeleitet werden können. Auch die Fristen der Finanzbehörden müssen bedacht werden. Juristisch ist die Aufbewahrung an weitere Regeln gebunden, wie Unveränderbarkeit, langfristige Wiederauffindbarkeit und Wiedergabefähigkeit.

Pauschale Aufbewahrungsfristen können bei so vielen Dokumenten schwer benannt werden. Grundlegende Normen für Aufbewahrungsfristen finden Sie in den § 257 HGB und § 147 AO. Zudem existieren weitere spezialrechtliche Normen in § 15 BBodSchutzG, § 42 KrW/AbfG, § 29 NachwV, § 14 BImSchV, § 6 12.BImSchV.

Die sich hieraus ergebenden Aufbewahrungsfristen betragen mindestens sechs Jahre, teilweise sind Dokumente jedoch auch zehn Jahre und länger aufzubewahren.

Dieser Beitrag wurde erstellt mit freundlicher Unterstützung von Rechtsanwalt Benjamin Bernhard, ZMUDAbernhard Rechtsanwälte.

Dieser Artikel wurde in unserem Betreiberleitfaden veröffentlicht. Alle weiteren Artikel und Informationen zum Betrieb von gewerblichen PV-Anlagen finden Sie unter: Milk the Sun – PV-Betreiberleitfaden.